Статьи по психологии

Озадачили!

Мы сталкиваемся с постановками задач постоянно. Ежедневно, не замечая того, мы ставим задачи своим коллегам и близким, друзьям и самому себе. Ведь банальное планирование дел на неделю – это озадачивание себя любимого. Выходит – это важный навык, овладеть которым не только нужно, но и полезно. Иногда даже для здоровья.

Начните с вопросов

Сталкиваясь в жизни с разрешением каких-либо проблем или текущих рабочих вопросов, мы чаще всего мысленно прогоняем про себя как раз процесс постановки задачи: уточняем, что должно получиться в конечном итоге, как это лучше сделать, с использованием каких ресурсов, к какому сроку должен быть получен результат. Давая ответы на эти вопросы лучше всего фиксировать их письменно. Это поможет и текущей корректировке задания, и при согласовании конечного результата.

Аркадий Пасерба, директор по работе с клиентами "РБК-Софт":

– Вообще постановка задач подчиненным или, например, коллегам (при горизонтальных взаимодействиях с последними в рамках совместных проектов или на межфункциональных стыках сквозных бизнес-процессов организации) – это большая головная боль любой компании. Этакие невидимые миру слезы… Причем слезы и тех и других: "Да что они там думают, наверху! Куды гонят? Зачем?.." И наоборот: "Вот же понабрали вас на мою голову! Ну раскрой глаза-то, горюшко мое – что я теперь с этим твоим "творчеством" буду делать?"

Какова же природа этих вопросов, почему руководители недовольны тем, как формулируют задачи их подчиненные, а последние, в свою очередь, считают, что их начальники грешат тем же? Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которыми грешат все, вне зависимости от статуса.

Недостаточная четкость постановки конечной цели

"Пойди туда, не зная куда, принеси то, не зная что", – с подобными задачами отлично справляются сказочные герои, но в жизни нам чаще всего приходится иметь дело с обычными людьми, которым требуется достаточно ясное и четкое понимание того, что именно они должны сделать. Даже если вы ставите задачу самому себе, это понимание будет отнюдь не лишним. Если не знаешь, куда идешь, то как определить маршрут движения?

Например, есть хорошо знакомая многим проблема – недосып. Что может являться конечной целью при решении этой проблемы: больше спать или лучше высыпаться? Пока не сформулирован желаемый конечный результат, сложно искать пути его достижения. У каждой конкретной задачи должна быть одна ясная и понятная цель, а вот решение проблемы может состоять из некоторого количества взаимосвязанных задач. Их можно определить, разбивая исходную проблему на составляющие.

Возвращаясь к нашему недосыпу, попробуем с этим разобрать. Если мы решим, что для избавления от него нам надо спать больше, то это – одна задача, заключающаяся в корректировке своего режима таким образом, чтобы на сон оставалось больше времени. Однако большее количество сна не всегда гарантирует, что вы встанете бодрым и выспавшимся. Значит, в итоге нам все же нужно лучше высыпаться. А для этого потребуется не только корректировка режима, но и соблюдение различных рекомендаций по подготовке ко сну, контроль условий, в которых вы спите, а порой и серьезная работа по реорганизации своей жизни, потому что нарушения сна часто свидетельствуют о каких-то накопившихся психологических проблемах.

Отсутствие четких критериев оценки конечного результата

Каким образом можно будет понять, что задача выполнена до конца и успешно? Это напрямую взаимосвязано с четкостью постановки конечной цели. Только помимо нее добавляются некоторые ясные оценочные параметры, помимо умозрительных "кажется, это то, что нужно". Желательно, чтобы это было ясное описание ожидаемого результата, которое трактовалось бы однозначно всеми участниками проекта. Для него не подходят общеописательные фразы типа: "качественное", "удовлетворяющее требованиям", "оперативное" и т.п., которые могут субъективно восприниматься людьми.

Например, давая поручение коллегам из IT-службы обучить группу сотрудников работе с новой программой, нужно прописать, что именно они должны будут знать после обучения: ее функции, действия и т.п. А простое контрольное задание в конце обучения позволит выявить его качество.

Неопределенность сроков выполнения задачи и отсутствие промежуточного контроля

Мало кто может похвастаться тем, что ему нечем заполнить свое время. Дела возникают по всем фронтам, и, планируя их, имеет смысл определять степень важности и сроки выполнения каждой задачи, чтобы не упустить из виду ничего. А если задача продолжительная и масштабная, то лучше всего заранее определить не только дедлайн, но и промежуточные "точки сверки", в которых будет проверяться выполнение определенных этапов.

Такой метод дает возможность вносить корректировки в изначальную формулировку задачи, потому что внешняя среда является очень динамичным фактором, постоянно влияющим на исходные условия и конечную цель задачи. Такой промежуточный контроль не возможен без активной и налаженной обратной связи с исполнителем. Тот, кто ставил задание, должен регулярно получать информацию о текущем положении дел, а исполнитель – подтверждение правильности выполнения либо корректировку задания.

Аркадий Пасерба, директор по работе с клиентами "РБК-Софт":

Нечеткая постановка целей и размытость задач – это, на мой взгляд, такие качели, весы, которые никогда не следует уравновешивать. Чем четче звучат отдаленные цели – тем больше должно быть свободы в формулировании текущих задач. И наоборот. Ибо ближайшие задачи – это ведь фактически методы достижения целей. Хотите преподнести мне ваши методы, научить меня жизни – не удивляйтесь тогда тому, что получится в результате. Хотите получить от меня конечный результат – не навязывайте мне ваших методов. Бывают, конечно, гениальные исключения: когда таланта наставника и прилежания подчиненного хватает и на то, чтобы и методы компании усвоить, и результатов впечатляющих добиться. Но это редко.

Размытость ответственности при групповом выполнении задачи

Если в решении задачи принимают участие несколько человек, стоит четко обозначить зону ответственности каждого за свой участок работы и за конечный результат в целом. Это упрощает процесс взаимодействия в группе: всем понятно, кто за что отвечает и к кому обращаться по тому или иному вопросу. Кроме того, для молодых специалистов наличие персональной ответственности может стать дополнительной мотивацией для наилучшего выполнения работы. Это удобная возможность проявить себя как хорошего специалиста, умеющего работать в команде.

Неправильная и недостаточная мотивация при постановке задачи

Сегодня, кажется, только ленивый не обсуждает вопросы мотивации персонала. Но, несмотря на свою заезженность, вопрос этот действительно имеет большое значение и стоит отнюдь не на последнем месте при постановке задач.

Когда речь идет о постановке задач своим коллегам при совместной работе над каким-либо проектом, полезно уметь оценивать, какой способ мотивации подходит для разных людей. У кого-то это будет причастность к решению важной глобальной задачи, у кого-то – возможность проявить себя, выделиться на фоне остальных, у кого-то – получить дополнительный опыт. Учиться подбирать убедительные и привлекательные доводы для других людей можно, начиная с себя. Ведь самого себя тоже нужно уметь заинтересовать, особенно если приходится выполнять что-то скучное или неприятное. Один обещает себе шоколадку, другой придумывает, как потратить маячащую на горизонте премию за успешное выполнение задачи, а кто-то удовлетворяет свои амбиции.

Аркадий Пасерба, директор по работе с клиентами "РБК-Софт":

– Образно говоря, всех людей можно поделить на три основные категории:

Человек-Квадрат – хороший, но узкий специалист: нарисуйте ему четкие границы работы, от сих и до сих, и сообщите, сколько заплатите за ее выполнение. Про ваши великие цели он, наверное, тоже послушает, но без особого интереса.

Человек-Бульдозер – этот умеет упорно двигаться только в одном направлении: покажите ему достаточно отдаленную и привлекательную цель и не путайтесь зря под ногами с вашими советами и мелкими придирками. Сбоку, пожалуйста, подправляйте, опекайте.

Человек-Творец – внутренний предприниматель в организации (на Западе для таких придумали термин Intrapreneur): такого надо как следует зарядить деньгами, чтобы ходил на работу к вам, а не к конкурентам, а затем лучше предоставить самому себе. Ведь любые организационные границы и барьеры он все равно рано или поздно преодолеет, а природные непоседливость и любопытство не позволят ему долго сидеть без текущих задач и долгосрочных целей – причем самого широкого спектра.

Неопределенность ресурсов для успешного выполнения задачи

Даже самая замечательная задача, с точно определенной конечной целью и сроками выполнения, может остаться невыполненной из-за банальной, но очень жизненной причины – неопределенность или недостаток ресурсов. Что потребуется и в каком количестве, чтобы достичь желаемого результата, где взять недостающие ресурсы и чем можно их заменить при необходимости – желательно определить на начальном этапе постановки задачи.

Наиболее критичными и сложными для координации ресурсами являются люди и время. В их планировании помогает определение приоритетности каждой задачи, срочности и наличия особенностей выполнения. Для планирования совместной работы над какими-либо проектами полезно использовать специальные компьютерные программы, позволяющие наглядно представлять загруженность всех участников и текущее состояние проектов. Но… это уже куплет из другой песни.

Рассмотренные нами ошибки достаточно легко научиться отслеживать и избегать. Тем более что возможности для тренировки навыка постановки задач подстерегают нас на каждом шагу. Пользуйтесь этим и действуйте эффективно!