Статьи по психологии

Иррациональные аспекты совещания
Список статей
Иррациональные аспекты совещания
Страница 2
Иррациональные аспекты совещания. Подготовка

Еще раз немного об иррациональном знании…

Прежде всего, остановимся еще раз на важных особенностях проявлений иррационального знания. Они характеризуются спонтанностью, одномоментностью, разнообразием форм проявления, требуют дополнительной интерпретации и очень сильно зависят от субъективного уровня восприимчивости индивидуума, т.е. от уровня его развития и квалификации, от скорости реакции на внешние события, а также от текущего состояния окружающей обстановки.

Иррациональное знание не приходит гарантированно по принципу "выполнил действие — тут же получил гарантированный результат". Иррациональное знание приходит через неопределенный промежуток времени. Иногда это месяцы, а иногда — считанные минуты. Но многие люди убеждались, что, несмотря на невозможность управлять временем проявления иррационального знания, работа с ним приносит практические плоды. Использование приемов работы с иррациональным знанием предоставляет дополнительный шанс для более точного понимания проблемной ситуации. И нередко этот шанс, полученное иррациональное знание становится аргументом, более важным, чем все то, что человек знал по проблеме к этому моменту, и основой наиболее эффективного решения. Так что пренебрегать таким шансом все-таки не стоит.

Поэтому можно позаимствовать из различных систем знаний некоторые известные и не очень известные приемы работы с иррациональным знанием на трех этапах: подготовка к совещанию, участие в нем, и обработка его итогов. Данная статья посвящена первому этапу.

Подготовка к совещанию

О подготовке к проведению совещаний и участию в них написано немало. Но всегда есть нюансы, которые практически невозможно учесть заранее. Конечно, подготовить все необходимые документы, подобрать необходимые аргументы для обоснования своей позиции, постараться предварительно пообщаться с участниками совещания, выяснить их мнение по вопросам повестки дня, понять степень привлекательности позиции для них, убедительно донести до их сознания свою точку зрения — все это нужно проделать как можно более тщательно. Но есть еще и приемы работы с иррациональным знанием, которые можно использовать для индивидуальной подготовки. Названия приемов не являются чем-то абсолютным, и вполне возможно, что позднее будет придумано что-то получше в этом смысле.

Индивидуальный мозговой штурм или интеллектуальный бой с тенями.

Накануне важного совещания или за несколько часов до него желательно выбрать время, несколько минут, чтобы никто не беспокоил, и провести предстоящее совещание мысленно. Представить в своем воображении дискуссии, которые могут развернуться по ходу совещания, и поучаствовать в мысленных диалогах, играя одновременно роли всех участников. Это поможет почувствовать слабые места своей позиции, отшлифовать собственную аргументацию, в какой-то степени прочувствовать возможные повороты дискуссий и подготовиться к ним. Самое любопытное заключается в том, что в подобном "бою с тенями" в сознании нередко всплывает информация о возможных аргументах как своих, так и даже об аргументах других участников совещания, которая раньше даже не осознавалась и поэтому не принималась во внимание. Прием очень напоминает мозговой штурм в индивидуальном исполнении. Но в данном случае полезные результаты можно получить не только в процессе штурма, но и после него, спустя некоторое время.

Этот прием не раз помогал своевременно обнаружить собственные упущения и более эффективно подготовиться к предстоящему общению.

О мозговом штурме

В ряде систем знаний считается, что в процессе интеллектуальной работы ум трудится путем перебора ранее известных вариантов и их комбинаций. Если ум /интеллект/ перестает по какой-либо причине работать, то появляется возможность непосредственного восприятия знаний по конкретной проблеме в виде осознания некоего интегрального ответа с более глобального информационного уровня.
Поэтому считается, что мозговой штурм полезен не столько генерацией вариантов решения и их комбинаций, сколько возможностью "утомить" ум и хоть на мгновение отключить его, чтобы непосредственное иррациональное знание с более глобальных уровней восприятия проникло в сознание человека. Т.е., получить состояние кратковременной медитации. Или инсайт. Кому что по душе. В результате чего приходит сразу или со временем "более системное", часто нестандартное решение проблемы или идея, где получить дополнительную информацию.

Победа без мысленного сражения

Поэтому еще один прием заключается в том, чтобы точно так же выбрать спокойное время, сесть и постараться эти несколько минут не думать вообще. Мысли, которые, будут приходить на ум, надо рассматривать как внешние, посторонние. Надо стараться не фиксироваться на этих приходящих мыслях, не удерживать их сознанием, а просто "краешком" своего сознания пассивно наблюдать за ними. Таким образом, постепенно ум становится более спокойным, и появляется возможность для осознания новых мыслей, которые раньше не могли пробиться в сознание человека через постоянный "шум" привычного потока рутинных размышлений по поводу массы текущих дел.

Надо отметить, что получаемая таким иррациональным путем новая и нетривиальная информация может прийти в голову даже после завершения этого небольшого упражнения, например через час или два, или даже через несколько дней.

Естественно, что постепенно приобретаемые навыки такого рода приносят пользу не только для проведения совещаний, но и в других сферах повседневной жизни.

Ситуация 1

Женщина, руководитель торговой фирмы, которая начала понемногу использовать приемы работы с иррациональной информацией, рассказала мне небольшую историю. Она уже собиралась утром на работу, когда ей в голову пришла мысль о необходимости напомнить коллективу своего магазина об усилении внимательности в плане предупреждения краж товара. Руководитель решила провести небольшое собрание коллектива (заодно обсудить и ряд других накопившихся вопросов), но появившиеся неотложные дела привели к тому, что в магазин она попала только во второй половине дня. И тут ее работники сообщили о краже, которая уже произошла в первой половине дня! А если бы руководитель догадалась сразу отреагировать на полученную иррациональную информацию, позвонила в магазин утром и просто напомнила о бдительности, то был бы шанс избежать возникшей проблемы.

Ситуация 2

Как-то после окончания рабочего дня у меня возникла мысль зайти в гости к сотруднику с бывшей работы, которого я давненько уже не видел. Но, направляясь домой, я логически рассуждал, что серьезных поводов для визита вроде быть не должно, да и вечер был уже распланирован. В конце концов, он мог бы позвонить мне, если что-то очень важное. Поэтому я решил не торопиться заходить в гости. Но, придя домой, я встретил соседа, который сообщил мне о вчерашнем визите этого бывшего сотрудника. Так как меня в тот момент не было дома, бывший сотрудник попросил моего соседа передать мне просьбу зайти к нему для обсуждения и решения не такого уж важного, но довольно срочного вопроса, требующего моего непосредственного участия. И не перезвонил мне, понадеявшись на соседа, который заверил, что обязательно все передаст. Но сосед все-таки просто забыл сообщить мне эту информацию накануне. В данном случае игнорирование иррациональной информации оказалось некритичным. Но иногда жизнь отсрочек не предоставляет, а повод для проявления иррационального знания может оказаться и посерьезней.

И, по большому счету, многие люди после того, как в их жизни происходили неожиданные события, вспоминали, что еще до наступления этого события их охватывало смутное предчувствие, приходили соответствующие мысли, предоставлявшие шанс для упреждения неприятностей или просто для принятия оптимального решения.

Существует народный обычай: перед дальним путешествием или переездом "посидеть на дорожку" и помолчать, дабы вспомнить что-то, о чем могли забыть в суете подготовки к поездке. В наши дни он фактически превратился в кратковременный и малополезный ритуал. Но очень похоже, что мы просто утратили не только полноту знания о нем, но, соответственно, и реальную эффективность его использования тоже.

Иррациональные аспекты совещания. Участие

Факторы, сказывающиеся на проведении совещания


Для начала отметим несколько факторов (далеко не все), влияющих на характер проведения совещания. Они, в общем-то, настолько известны, что уже могут считаться привычными, рациональными. Но слабо предсказуемая общая обстановка и эмоциональное состояние людей придают по совокупности этим факторам очень субъективный и, в конечном итоге, иррациональный характер.

Невозможность учесть заранее все аргументы участников совещания.

Люди нередко вспоминают о важных нюансах уже непосредственно по ходу совещания, когда приходится более серьезно сосредоточиться на осмыслении обсуждаемой темы. Кроме того, иногда аргументы скрываются или временно придерживаются из-за каких-либо политических соображений. А потом в нужный момент предъявляются для обсуждения, причем иногда вынужденно, для защиты своей позиции из-за вскрывшихся недостатков организации дела в сфере своей ответственности. К тому же, мнения и занимаемые по вопросу позиции участников могут меняться по ходу обсуждения. И в результате человек, заранее подготовивший решение, оказывается в ситуации, как при решении детской задачи:

    - У араба было пять верблюдов. Два убежали в пустыню. Сколько у араба осталось верблюдов?
    - Три.
    - Неправильно, четыре.
    - Почему??
    - Потому что один вернулся!

Невозможность вовремя высказаться

Так как в совещании во многих случаях участвуют сотрудники различного ранга, то в силу субординации и увлеченности людей обсуждением вопросов, не все участники могут высказаться вовремя. А потом просто не решаются включиться в обсуждение, особенно с аргументами возражения, когда видят, что руководители уже в принципе приняли удобное для себя решение по вопросу. И попытка разрушить только что приобретенное руководителем комфортное состояние ведет иногда к его подсознательному сопротивлению новым деталям, скрытому недовольству "слишком активным и дотошным" сотрудником, к стремлению поскорее закончить обсуждение.

Квазиделовой стиль

Некоторые руководители исповедуют квазиделовой стиль, желая продемонстрировать свою деловитость, загруженность и нехватку времени, и пытаются в процессе обсуждения в быстром темпе ограничиться емкими лаконичными высказываниями "строго по существу", Но разъяснение важных нюансов иногда требует погружения в детализацию проблемы. А руководитель зачастую не желает опускаться до нюансов, считая, что они должны решаться в рабочем порядке. Но часто увязка именно "мелких" нюансов требует тщательного взаимодействия представителей различных служб, особенно если в компании присутствуют различные политические моменты и столкновение различных интересов. Поэтому окончательное решение вопроса все равно неизбежно "всплывет" на уровень полномочий этого руководителя, но темпы реализации решения будут замедлены.

Различие сфер знаний, уровня квалификации и статуса участников

Разношерстность участников совещания также вносит иррациональный аспект в обсуждение. Конечно, собираются люди, в общем-то, владеющие обсуждаемой темой. Но иногда очень непросто объяснить, например, финансисту, почему именно на разработку и внедрение модуля ПО с маловразумительным назначением внутрисистемного уровня надо выделить больше сил и средств, чем за разработку других модулей, название и назначение которых на слух звучат более впечатляюще. Очень симпатично этот аспект совещаний освещен в книге "Законы Паркинсона". Также могут повлиять и черты характера личности, например, степень нерешительности, может сказаться личное отношение одного из присутствующих к другому и т.д.

Скоропостижное завершение совещания

Иногда совещание затягивается, и вдруг кто-либо из важных его участников вспоминает, что надо торопиться по еще более важным делам. В этот момент происходит следующее: постепенно сформировавшаяся к этому моменту рабочая гипотеза решения практически без дополнительного обсуждения становится окончательным решением. Быстро на ходу раздаются последние указания, распределяются работы, назначаются ответственные. Те же, кто не согласен с решением, даже не успевают что-либо возразить, особенно если главному руководителю вопрос не очень близок и, по большому счету, не так уж интересен, поскольку его мучают более важные проблемы.

Непредсказуемость общего фона совещания

В зависимости от состояния дел в компании и состояния дел по проекту, наличия у участников совещания других неотложных дел общий фон проведения совещания может также быть в разной степени как позитивным, так и негативным, что тоже накладывает иррациональный отпечаток на характер обсуждения, настроение и поведение людей.

В борьбе за преодоление влияния указанных факторов добиться абсолютно 100-процентного результата вряд ли возможно. Да и объективно изначальная цель совещания – найти оптимальное решение, а не навязать всем чью-либо позицию. Но на практике бывает по-разному. И некоторые приемы управления ситуацией использовать все же удается.

Приемы использования иррациональности

Образ, иллюстрирующий суть вопроса


Заранее продумав аргументацию и расклад сил, затем можно подобрать яркие образы, проясняющие суть рассматриваемой ситуации и подчеркивающие вашу аргументацию. Но нередко приходится это делать прямо по ходу совещания при самых неожиданных обстоятельствах. В данном случае происходит интеграция ваших знаний по обсуждаемому вопросу, их концентрация и свертка в более простую и понятную упаковку за счет использования средств одной системы знаний в рамках другой.